Scrivere una mail a un avvocato non è facile come può sembrare. La mancanza di un contatto de visu tra professionista e potenziale cliente, infatti, può generare qualche problema di comunicazione, superabile con l’adozione di alcuni accorgimenti.
Farsi comprendere senza risultare prolissi e mostrare educazione senza essere pomposi sono le difficoltà con le quali deve confrontarsi chi si cimenta in tale attività. Ovviamente, la situazione si complica per coloro che devono redigere un messaggio del genere per la prima volta, spesso nella condizione di non sapere da quale parte cominciare.
Nelle prossime righe è a disposizione una guida dettagliata per elaborare un’e-mail a un legale. I punti su cui ci soffermeremo saranno i requisiti ai quali lo scritto deve rispondere, l’oggetto e il corpo del testo, il modo più appropriato con cui rivolgersi e salutare, nonché le modalità d’invio più consone e gli errori da non commettere mai.
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Requisiti della perfetta mail ad un avvocato
I tempi in cui i messaggi per iscritto abbondavano di titoli e forme allocutive di cortesia sono finiti da diverso tempo. Con l’avvento delle tecnologie e delle ultime innovazioni nelle telecomunicazioni, anche lo stile e il linguaggio hanno subito modifiche significative. In particolare, le e-mail formali (incluse quelle rivolte agli avvocati) devono rispondere ai seguenti requisiti:
- chiarezza
- ordine
- completezza nelle informazioni
- concisione
La chiarezza comunicativa è fondamentale, onde evitare incomprensioni o ambiguità. Meglio non utilizzare termini difficili e non esagerare con espressioni attinte al linguaggio giuridico, a meno che non lavoriate anche voi nel settore legale e abbiate padronanza della materia.
Anche il concetto di ordine, sia visivo sia in termini di organizzazione di idee, è importantissimo, pertanto andate a capo ogni 3-5 righe e seguite un filo logico nella narrazione dei fatti.
Quanto alla completezza delle informazioni, ricordate che la persona dall’altra parte del monitor non conosce la vostra situazione. Fornite, quindi, i dati di rilievo senza dare niente per scontato nella vostra descrizione, dall’antefatto alle richieste finali.
La mail a un avvocato, inoltre, deve essere concisa: lasciate perdere i giri di parole e puntate all’essenzialità, in modo che il legale focalizzi immediatamente il problema e vi indirizzi verso una o più possibili soluzioni.
E-mail a un avvocato: oggetto e corpo del testo
L’impostazione corretta di oggetto e corpo del testo aumentano le probabilità di presa in carico della questione da parte dell’avvocato. Il numero di termini ideale per l’oggetto (ossia il tema centrale dell’e-mail) è di 5 e, comunque, non deve mai andare oltre le 10 parole.
Se non riuscite a essere concisi, adottate formule come: “Documentazione in merito a…”, “Richiesta di supporto riguardo a…” e il settore di pertinenza. Tali espressioni porranno comunque il focus sull’argomento trattato in seguito e desteranno l’interesse del destinatario.
Evitate, invece, di copiare le prime parole della lettera o di riempire il campo con frasi tipo: “Alla cortese attenzione dell’avvocato…” e simili. Quest’ultima è ammessa solo in caso di condivisione della casella di posta con altri professionisti (eventualità rara al giorno d’oggi), magari all’interno di uno studio associato.
Quanto al corpo del testo, è sempre opportuno iniziare con: “Gentilissimo Avvocato…” o con epiteti affini. Dopodiché, vi elenchiamo qualche regola per strutturare bene il messaggio:
- suddividere il contenuto in introduzione (in cui presentarsi brevemente), motivazioni, narrazione dei fatti a grandi linee, eventuali documenti allegati e commiato
- seguire un ordine cronologico
- indicare il codice della pratica di riferimento
- inserire le modalità con cui volete essere ricontatti e i relativi recapiti
- prediligere l’uso di forme verbali attive e frasi paratattiche
- curare la punteggiatura
- evitare ripetizioni di parole e concetti già ribaditi
- esprimere i soggetti ogni volta che sottintenderli dia luogo a equivoci.
Prima dell’invio, è bene rileggere il testo: servirà per verificare non solo la presenza di errori da correggere, ma anche se avete inserito tutte le informazioni importanti.
Qual è il modo migliore di rivolgersi e salutare un avvocato via e-mail?
Anche se avete conosciuto di persona il vostro rappresentante legale, vi sconsigliamo vivamente l’uso del tu nelle mail, specialmente se non avete un rapporto confidenziale. Meglio mantenere un cordiale distacco, almeno nel caso delle comunicazioni scritte.
Analogamente a quanto accade per la lettera cartacea, è meglio rivolgersi al proprio avvocato con il “Lei” o il “Voi”, preferibilmente utilizzando la maiuscola. Lo stesso vale per le particelle pronominali (ad esempio, riguardarLa, interessarLe, etc…), nonostante tali forme stiano cadendo in disuso.
Meritano un cenno i saluti a fine messaggio, per i quali educazione e sobrietà devono andare di pari passo. Potete farli precedere da una breve frase di commiato, come: “In attesa di un riscontro, La ringrazio anticipatamente”. Ecco qualche formula adatta all’e-mail destinata a un legale:
- cordialmente
- cordiali saluti
- distinti saluti
- cordialità
- La (o Vi) saluto cordialmente
Da non dimenticare la firma, eventualmente con reindirizzamento alla propria pagina LinkedIn o a un account su social web (ad esempio Facebook), dove l’avvocato potrà trovare le vostre informazioni di contatto.
Scrivere un’e-mail a un avvocato, come effettuare l’invio?
In questo caso, le possibilità per scrivere un’e-mail a un avvocato sono due: trasmissione della mail tramite posta elettronica standard oppure certificata. Nel primo caso, ricordate di inviare una conferma di lettura, in modo che vi arrivi la relativa notifica in tempo reale.
Diverso è il discorso per la PEC, avente lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L’email a un avvocato recapitata con questo sistema è considerata letta dal destinatario in automatico, previa soddisfazione dei requisiti riguardanti le procedure d’invio.
In caso di dubbi in merito, vi rimandiamo alla lettura delle disposizioni per l’uso della posta elettronica certificata (DPR 68 del 2005, articolo 5), accessibili dal sito web dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Gli errori da non commettere mai nella scrittura di un’e-mail a un avvocato
Alla luce di quanto esposto, la redazione di un messaggio di posta elettronica a un legale segue delle regole ben precise, da un punto di vista formale come di contenuti. L’e-mail on deve essere lunga e, allo stesso tempo, deve contenere informazioni complete e precise, in modo da permettere al destinatario d’individuare immediatamente il problema.
In particolare, sono degne di nota alcune azioni da evitare o comportamenti da non aspettarsi. Vale la pena ricordare che la richiesta di supporto non è mai gratuita a priori, anche quando avviene in modalità telematica: salvo indicazioni contrarie, dovete sempre prevedere il pagamento di una parcella, allo stesso modo in cui fareste recandovi direttamente nello studio.
Nel caso in cui aveste bisogno di un parere, ma non foste nelle condizioni di provvedere al saldo della prestazione, scrivetelo chiaramente nella parte iniziale dell’e-mail al vostro legale. A quel punto sarà il professionista a decidere se rispondervi e in quale misura, magari scrivendovi nel dettaglio i compensi in vista di una futura consulenza.
Un altro errore da non commettere mai è dare suggerimenti sulle soluzioni da adottare o meno. Chi si rivolge a un avvocato dovrebbe partire dal presupposto di non avere competenze in tale ambito: la decisione più saggia, quindi, è affidarsi a lui, senza tentare di guidarlo o di manipolarlo.
Affermazioni tipo: “A mio parere sarebbe meglio fare così…” et similia non andrebbero mai scritte né dette, altrimenti non avreste bisogno dell’intervento di un esperto. Piuttosto, meglio fare riferimenti a determinate norme e chiedere un parere al riguardo, in relazione alla propria situazione: il confronto sarà molto più costruttivo e non passerete per arroganti.
