I sistemi di rilevazione presenze dipendenti

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sistemi rilevazione presenze dipendenti

Quando si parla di gestione delle risorse umane all’interno di una azienda, la rilevazione delle presenze è uno degli aspetti che richiede di fare delle scelte. Vediamo in cosa consiste la rilevazione delle presenze e come la normativa vigente si sia dovuta uniformare alle direttive europee.

La normativa vigente sui sistemi di rilevazione delle presenze dei dipendenti

Se la legge italiana fino ad oggi è andata verso una direzione più o meno tollerante circa la rilevazione delle presenze, da qualche anno a questa parte ci siamo adeguate alle numerose pronunce (una anche molto recente) della Corte di Giustizia dell’Unione Europea. Ecco quindi che oggi per rilevare la presenza dei dipendenti nelle aziende italiane si usano software specifici in grado di tenere monitorate entrate e uscite.

In Italia e in Europa tuttavia, per quanto sia importante tutelare le aziende e garantire che i dipendenti compiano il proprio dovere, ci sono le norme sulla privacy che vietano o meglio limitano alcuni dei software che qui di seguito vedremo. Da quando infatti è entrato in vigore il GDPR, un’azienda è tenuta a rispettare il principio di stretta necessità del trattamento dei dati personali commisurato all’obiettivo che l’azienda vuole perseguire.

I software di timbratura

Come vedremo anche più avanti esistono diverse tipologie di procedure che permettono di segnare la propria presenza in azienda.

Sicuramente molto comodi sono i vari programmi che si trovano in commercio e che permettono all’azienda di adottare varie modalità di timbratura. In base al sistema per cui si opta, ci saranno dei vantaggi e degli svantaggi, che cambiano e hanno importanza a seconda delle strategie aziendali. Questi sono solo alcuni dei parametri che si possono tenere sotto controllo:

  • La quantità di volte in un giorno in cui i dipendenti devono timbrare;
  • La presenza di dipendenti che partono in trasferta;
  • Collaboratori che non hanno una postazione desktop;
  • Possibilità di convertire i dipendenti alla Digitalizzazione;
  • Numero di filiali;
  • Performance dei dipendenti;
  • Eventuale presenza di un sistema di controllo accessi.

Ecco alcune delle modalità che si possono adottare, descritte in maniera generica perchè ognuna di esse pone problematiche specifiche:

  1. Timbrare da pc: Uno dei modi più comodi e veloce per segnalare la presenza del dipendente è effettuare un accesso con credenziali dalla propria postazione. Molte aziende, per velocizzare la cosa, si servono di un servizio di Single Sign-On, in maniera tale che il dipendente possa collegarsi sul sito di rilevazione presenze evitando di reinserire di nuovo user e pwd del proprio PC.
  2. Timbrare da smartphone: Ormai, sempre più spinte verso la digitalizzazione del lavoro, molte aziende stanno proponendo ai propri dipendenti di utilizzare il metodo della timbratura virtuale via smartphone, utile in particolare per quei collaboratori che spesso partono per una trasferta. Si tratta di un sistema facile, veloce da usare e che si associa alla funzione di geolocalizzazione presente in tutti i device mobili. Se il sindacato di categoria accetta, i dipendenti “timbreranno” il cartellino in questo modo. Di solito comunque questa modalità di segnalazione della presenza, cammina parallelo con altri sistemi di timbratura, in quanto ancora permangono limiti di utilizzo.
  3. Il classico Badge: In presenza del tradizionale terminale, il dipendente utilizza il classico badge identificativo. Sebbene la tecnologia sia andata avanti, quasi tutte le aziende italiane si servono ancora di questa tipologia di timbratura. Così facendo infatto, i dipendenti segnalano sia l’entrata che l’uscita dall’azienda servendosi di un cartellino identificativo che presenta in calce la loro matricola. Una volta il cartellino si punzonava, oggi invece avvicinandolo al sensore, la timbratura avviene con un piccolo segnale acustico.
  4. Usare le impronte digitali o il riconoscimento facciale: Circa le impronte digitali, stiamo parlando di un sistema di timbratura moderno, tecnologicamente avanti. Si serve di un rilevatore di presenze al cui interno è installato un lettore di impronte digitali. È questo un sistema tecnologico biometrico che sta facendosi spazio nella realtà aziendale italiana. Per chi invece vuole andare ulteriormente oltre, c’è sempre la possibilità di innovazione attraverso rilevatori di riconoscimento facciale. Se in Cina ormai questo è uno standard da molti anni, piano piano ci stiamo abituando anche noi all’idea.

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